Overheid/Non Profit/Onderwijs
Geen
HBO (4 jaar)
HBO-verkort (1-2 jaar)
MBO
Secretarieel
We zijn op zoek naar een enthousiaste en gedreven professional die ons team komt versterken als ondersteuner. Je bent verantwoordelijk voor de administratief-secretariële ondersteuning van alle vijf de projectteams (Naleving Kinderopvang & Voorschoolse educatie, Naleving WMO en Jeugd, Naleving Werk & Inkomen, Multidisciplinaire samenwerking Naleving en Ondersteuningsprogramma Arbeidsmigranten), de twee teamleiders, de communicatieadviseurs en de informatie en implementatie-adviseurs. Je draagt bij aan een efficiënte en effectieve organisatie van de werkzaamheden binnen het team. Je hebt een goed gevoel voor proceskwaliteit en binnen het projectteam.
Je ondersteunt bij de organisatorische, procesmatige en administratieve vraagstukken van de teams van naleving. Je zult de volgende taken op je nemen:
- Activiteitenbeheer: Je houdt acties bij en bewaakt de voortgang van lopende activiteiten. Je zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald en dat iedereen op de hoogte is van de status van lopende projecten.
- Bijeenkomsten organiseren: Je ondersteunt bij het organiseren en plannen van bijeenkomsten voor de verschillende projectteams, voor bijeenkomsten met meerdere externe partijen, en voor het team als geheel. Hierbij zorg je ervoor dat alle afspraken en agenda's perfect zijn georganiseerd.
- Agendabeheer: Je ondersteunt bij het agendabeheer van de twee teamleiders. Hierbij zorg je ervoor dat er geen dubbele afspraken zijn en dat de agenda’s goed zijn georganiseerd.
- Documentbeheer: Je bent verantwoordelijk voor het archiveren van (digitale) documenten in MS Teams. Daarnaast richt je de projectadministratie in en zorg je ervoor dat deze altijd overzichtelijk en up-to-date is.
- Administratieve ondersteuning: Je ondersteunt de teamleiders en projectleiders bij diverse administratieve taken, zoals het opstellen van rapporten, het verwerken van gegevens en het bijhouden van bestanden, zoals bijvoorbeeld het personeelshandboek van het cluster Naleving. Verder speel je een rol in het regelen van attenties voor medewerkers of ketenpartners.
- Beheer mailbox: Je beheert de verschillende inboxen en beantwoordt vragen vanuit gemeenten die bijvoorbeeld gaan over bijeenkomsten en trainingen. Waar nodig verdeelje vragen over de adviseurs en verstuur je belangrijke interne mailings aan je collega’s.
In jouw functie als ondersteuner werk je nauw samen met de drie project managementondersteuners. Zij ondersteunen de projectleiders en projectteams bij projectmanagement en inhoudelijke vraagstukken. Samen vormen jullie een team dat elkaar bij afwezigheid vervangt.
Minimaal MBO3 werk- en denkniveau.
Minimaal een jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner bij gemeenten, het rijk of andere overheidsorganisaties.
Ervaring met projectondersteuning, proceskwaliteit en projectadministratie zoals, agendabeheer en organiseren van bijeenkomsten.
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Uitstekende ervaring met het Microsoft Office pakket alsook andere ondersteuningsprogramma’s
De VNG representeert de ruim 342 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
- werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
- verbeteren van de dienstverlening;
- een efficiënte en wendbare organisatie;
- anticiperen op de toekomst.
Over team naleving
VNG Naleving is een cluster binnen VNG Realisatie. Zij ondersteunt gemeenten bij het versterken van de preventie-, toezichts- en handhavingspraktijk in het sociaal domein.
Dit doet zij door kennis te ontsluiten en beschikbaar te stellen voor gemeenten via een kennisbank, website, fora, trainingen, Webinars, workshops, (regio)bijeenkomsten en advisering. Naleving onderzoekt, signaleert en vertaalt trends en ontwikkelingen, voert innovatieprojecten uit en haalt goede praktijkvoorbeelden onder gemeenten en ketenpartners op. Wanneer knelpunten of toepassingsvraagstukken worden herkend, worden deze vertaald naar oplossingsrichtingen. In overleg met de VNG-beleidscollega’s worden deze vervolgens besproken met de systeemverantwoordelijke.
Naleving wordt gevormd door ruim 60 professionals, verdeeld over vijf projectteams met een grote diversiteit aan achtergronden en expertises. Aan deze diversiteit wordt veel waarde gehecht. Onze professionals werken in functies als die van projectmanager, (beleids- en strategisch) adviseur, secretaris, data-expert, juridisch adviseur, etc. Zij delen energie, betrokkenheid en passie voor hun vak en de goede onderlinge sfeer heeft een herkenbare positieve uitstraling op de omgeving.
Mogelijkheid om deels thuis te werken
Een salaris dat past bij je werkervaring tot € 4500 obv 40 uur
Prima secundaire arbeidsvoorwaarden.
Een interessante werkplek waar je veel kunt leren.